Битрикс24 для учреждений дополнительного образования

Когда обучение — это сложный регламент и сотни документов

Магистратуры и ДПО без «а где приказ?» и «а кто зачислен?».

Битрикс24 как административно‑учебный контур: абитуриенты, приказы, зачёты, ведомости, отчисления — всё структурировано, сроки не срываются, документы не теряются.

Какие проблемы решаются (специаьно для ДПО, магистратур, академий)

• Абитуриенты и зачисление «размазаны» по каналам. Заявки из сайта, почты, звонков, офлайн‑приёмов — сложно собрать полный комплект документов и вовремя издать приказ.
• Приказы и ведомости ведутся отдельно. В Excel — ведомость, в Word — приказ, в почте — сканы — легко ошибиться в ФИО, номере группы, сумме оплаты.
• Сроки и регламенты жёсткие. Пропуск сроков подачи документов, издания приказа, закрытия ведомости — риск претензий и проверок.
• Нет единого статуса по студенту. Преподаватель не знает, кто «на академическом», кто «в отчислении», кто «должен сдать зачёт».
• Согласования без прозрачности. «Подпиши приказ» — непонятно, кто уже согласовал, кто должен подписать, где финальная версия.

Решение в Битрикс24 (под ДПО/магистратуры)

• Абитуриент и студент как карточка сделки. В карточке — статус (абитуриент/студент/отчислен), группа, программа, оплата, приказы, ведомости, академическая история.
• Регламентные процессы с обязательными артефактами. Для каждой стадии — чек‑лист: «скан паспорта», «договор подписан», «приказ издан», «ведомость закрыта». Без них стадия не закрывается.
• Канбан по приказам и ведомостям. Стадии «Проект», «Согласование», «На подписании», «Издан», «Ознакомление». Прозрачная история согласований.
• Трекинг академической успеваемости. В карточке студента — список дисциплин, статусы зачётов/экзаменов, баллы, номера приказов о зачислении/переводе/отчислении.

Воронка сделки (стадии под ДПО/магистратуру)

1. Приём документов абитуриента — фиксация заявки, сбор документов (паспорт, диплом, СНИЛС), проверка комплектности.
2. Заключение договора и оплата — согласование договора, фиксация оплаты, задача «Проверить платёж».
3. Издание приказа о зачислении — подготовка проекта приказа, согласование, подписание, ознакомление студента.
4. Зачисление и распределение в группу — назначение куратора, выдача доступов, формирование ведомости.
5. Учебный процесс — задачи «Закрыть ведомость по дисциплине», «Сдать зачёт», «Выставить баллы», фиксация приказов о переводе/академическом отпуске.
6. Промежуточная и итоговая аттестация — формирование экзаменационных ведомостей, фиксация результатов, издание приказов.
7. Выдача документов об обучении — задача «Сформировать диплом/удостоверение», «Выдать студенту», «Зафиксировать выдачу».
8. Отчисление (при необходимости) — основание, приказ, закрытие финансовых и академических вопросов.
9. Пост‑обучение и трудоустройство — задача «Собрать обратную связь», «Предложить повышение квалификации», «Предложить стажировку».
10. Закрытие карточки — итоговый статус, архив документов, рекомендации.

Специфика по типам программ:

• ДПО (короткий цикл): фокус на быстром зачислении, простой ведомости, выдаче удостоверения.
• Магистратура (2 года): фокус на многоэтапных приказах, семестровых ведомостях, академических отпусках, итоговой ВКР.
• Корпоративные группы: фокус на согласовании списков от HR, групповых договорах, сводных ведомостях и отчётности для заказчика.

Что настраиваем (конкретно под ДПО/магистратуры)

• Поля в карточке абитуриента/студента: «Программа/профиль», «Группа», «Статус (абитуриент/студент/отчислен)», «Приказ о зачислении (№, дата)», «Ведомость (статус)», «Оплата (сумма, статус)», «Основание для отчисления/академа».
• Смарт‑процессы: «Приём документов», «Издание приказа», «Ведомость», «Отчисление» — у каждого свой чек‑лист и сроки.
• Чек‑листы в задачах:
  • Для приёма документов: «Паспорт приложен», «Диплом приложен», «СНИЛС приложен», «Комплектность проверена».
  • Для издания приказа: «Проект готов», «Согласовано с юр. отделом», «Подписано», «Ознакомление получено».
  • Для ведомости: «Баллы проставлены», «Спорные случаи решены», «Файл ведомости приложен», «Приказ издан».
• Автоматизация:
  • При переходе на «Издание приказа» — автоматическое уведомление ответственных, задача «Согласовать в срок 3 рабочих дня».
  • При появлении академической задолженности — задача «Уведомить студента», «Запросить объяснительную», «Подготовить проект приказа об отчислении».
• Интеграции: 1С:ЗУП (для кадровых данных), LMS/СДО, сервисы ЭДО для подписания договоров, облачные хранилища для скан‑копий, календарь для контроля сроков приказов и ведомостей.

Хотите исключить ошибки в приказах и ведомостях, контролировать сроки и видеть статус каждого студента?

Оставьте заявку — покажем, как автоматизировать приём документов, издание приказов, закрытие ведомостей и выдачу документов в Битрикс24.